Планирането на корпоративно събитие не е лесна задача. Има много неща, които трябва да се направят. Понякога изглеждат прекалено много. Но с добро планиране и ясен чек лист всичко става по-лесно.
В екипа MICE на Premier Tours помагаме на много компании да организират отлични събития. Знаем кои стъпки правят разликата. Затова създадохме този лесен списък от 19 стъпки, който ще ви помогне да организирате следващото си събитие с по-малко стрес и повече успех.
1. Определете целите на събитието
Ясно определете каква е целта – тиймбилдинг, срещи с клиенти или представяне на нов продукт. Конкретната цел помага да останете фокусирани по време на планирането.
2. Изберете типа на събитието
Решете дали ще бъде малка среща, конференция или фирмен тиймбилдинг. Когато типът е ясен, организацията е по-лесна.
3. Познавайте аудиторията си
Разберете кой ще присъства – служители, клиенти или партньори. Това помага при избора на място, програма и храна.
4. Изберете дата
Определете дата, която дава достатъчно време за подготовка – нито твърде скоро, нито твърде късно.
5. Задайте бюджет
Бюджетът ще определи много от вашите избори – място, пътуване, храна, техника. Оставете и резерв за непредвидени разходи.
6. Изберете подходящо място
Локацията е важна – трябва да е леснодостъпна, удобна и да отговаря на стила на събитието. Ние помагаме на нашите клиенти да намерят най-добрите места на добри цени.
7. Помислете за настаняване
Ако гостите ви пътуват от други градове или страни, ще им трябва място за нощувка. Уверете се, че наблизо има хотели.
8. Организирайте транспорта
Помогнете на гостите си с варианти за пътуване – с кола, влак или самолет. Ние съдействаме с организация на групов транспорт и трансфери.
9. Потвърдете резервациите
Резервирайте мястото, хотелите и транспорта навреме. Това пести пари и ви дава спокойствие.
10. Организирайте кетъринга
Добрата храна винаги е важна. Съобразете се с алергии и различни предпочитания. Изберете между бюфет, сервирана вечеря или коктейл – според вида на събитието.
11. Изпратете покани
Информирайте гостите с основната информация – кой, какво, кога, къде и защо. Направете го ясно и просто.
12. Следете за потвърждения
Поискайте потвърждение за участие. Напомнете на онези, които не са отговорили. Това помага при организацията на храната, местата и логистиката.
13. Потърсете спонсори (ако е необходимо)
Спонсорите могат да дадат допълнителна подкрепа. Потърсете партньори, които може да искат да участват или да представят своя бранд по време на събитието.
14. Резервирайте забавления или лектори
Добър лектор или забавна програма поддържат интереса. Планирайте навреме, за да имате повече опции.
15. Популяризирайте събитието
Разкажете за събитието предварително. Използвайте социални мрежи, имейл или плакати. Създайте очакване.
16. Изпратете напомняне
Няколко дни преди събитието изпратете отново всички важни детайли – информация за пътуване, програма, дрескод и др.
17. Подгответе екипа си
Ако работите с екип, всеки трябва да знае своята роля. Ясната комуникация е ключът към добрата организация.
18. Направете финална проверка
Проверете звук, осветление, техника и места за сядане. Пристигнете по-рано и се уверете, че всичко е готово.
19. Поискайте обратна връзка
След събитието попитайте гостите какво им е харесало и какво може да се подобри. Това ще ви помогне да направите следващото събитие още по-добро.
Планирайте предварително и се възползвайте от нашето Early Bird предложение
Ники винаги препоръчва по-ранно планиране, за да си осигурите най-добрите места и дати. Нашето предложение Early Bird ви дава специални отстъпки и приоритетен достъп до най-желаните локации. С предварителна резервация гарантирате успеха на вашето събитие.
Защо да работите с агенция за корпоративни събития?
Работата с агенция спестява време, намалява стреса и гарантира висококачествено събитие, което отговаря на целите на вашата компания.
Защо да изберете Premier Tours?
В Premier Tours вярваме в това, което правим. Имаме дългогодишен опит в корпоративните събития и знаем как да направим всяко събитие специално. Без значение дали става дума за малка фирмена среща или за голям бизнес форум, винаги предлагаме свежи идеи, добра организация и професионално отношение. С нас можете да се отпуснете и да се насладите на събитието си.
Нека организираме следващото ви събитие заедно!
Свържете се с Premier Tours още днес и нека започнем с планирането!
