Всяко събитие е много повече от организация и логистика. То е емоция, отдаване, страст и внимание към детайла. Успешното събитие носи стойност – изгражда връзки, сплотява екипи и създава преживявания, които се помнят дълго.
Точно тук идва ролята на професионалния event management – процес, който комбинира опит, креативност, правилни решения и отговорност. Неговата стойност далеч надхвърля безпроблемното протичане на деня „Х“. Тя се измерва в по-сплотени екипи, нови партньорства, мотивирани служители и позитивен корпоративен имидж.
В този текст ще разкажа защо доброто управление на събития е ключово за успеха – и какви реални ползи носи.
Кой стои зад Вашето събитие и колко тежи титлата „организатор“?
След години опит в планирането и изпълнението на корпоративни събития, имам една любима част – краят. Мигът, в който виждам усмивките, чувам благодарностите и получавам писмата след това. Понякога обстоятелствата не зависят от теб, а резултатът е просто „добре“. Понякога – “отлично”. Перфектно събитие няма, но има перфектна отдаденост.
И именно тя прави разликата.
Организацията на едно събитие е дълъг процес – от избора на правилните партньори и аргументите защо да се доверим на тях, до надграждането на първоначалната идея и финалната реализация. Минава през спорове, решения, компромиси, но и през огромна доза енергия и желание да надминеш вчерашното ниво.
Тук не говорим просто за трудолюбие или мотивация. Говорим за страст. За онази сила, която те кара да дадеш повече от „перфектното“, защото вече си го постигнал. Перфекционизмът, опитът и усетът – това е основата на всяко силно събитие.
Организатор на събития - случайност или призвание?
Истината е, че много хора попадат в тази професия случайно. Но почти никой не остава случайно.
В тази сфера се задържат хората с харизма, присъствие и естествен усет към хората. Тези, които клиентите помнят. Тези, които знаят какво може да се постигне, къде е границата – и как елегантно да я надскочим.
Работата на организатора изглежда лесна само отстрани. Всъщност е професия, в която оставяш сърцето и душата си. Ако не го правиш, значи просто не е твоето място – и публиката го усеща. Такива хора не се задържат дълго, защото светът на събитията е безкомпромисен към половинчатото.
За сметка на това професионалистите личат отдалеч.
Как да намерите точния партньор за Вашите събития?
В ерата на интернет е лесно да потърсите „най-добрите организатори на събития“. Но истината е, че най-добрите не винаги са на първа страница. Те работят „старомодно“ – на препоръки. На доверие. На доказан резултат.
Попитайте човек, който работи в международна компания. Поговорете с колеги, приятели, партньори. Личните наблюдения и реалните впечатления са най-ценният източник на информация.
Така шансът да намерите правилния за Вас партньор – този, с когото ще създадете събитие с ефект, се увеличава многократно.
„Ние сами си организираме събитията и се получават добре“ - но достатъчно ли е това?
Чувала съм го много пъти на срещи с потенциални партньори. И вероятно е напълно вярно. Никой не познава по-добре екипа от неговите собствени членове.
Но има и друга страна:
Тези хора организират събития покрай всичко останало, което им влиза в длъжностната характеристика. И в повечето случаи резултатът е „добре“. Беше хубаво.
Само че „хубаво“ не е същото като паметно.
Използвайте веднъж препоръчан професионален екип по Event Management – и разликата ще е видима. Отзивите пак ще бъдат положителни, но много по-конкретни, много по-емоционални… и много по-смислени.
Спомените, които остават - и истории, които не се забравят
Има събития отпреди 10 години, за които участниците още ми пишат и се смеем заедно за ситуации като:
- „Вие знаехте ли, че барът е до хотела, а хотелът е до бара?“
- „Знаете ли, че можете да изпечете най-вкусните картофи на 1500 м н.в. само с подръчни средства?“
- „Знаете ли, че винаги можете да се приберете от дискотека – независимо къде сте?“
- „Как успяхте да ни усмихнете, след като на идване ни се счупиха и трите автобуса?“
- „Знаете ли, че не можете да направите план на всичко?“
Това са истории, които превръщат едно събитие в преживяване. И общото между всички тях е, че донесоха най-топлите и ценни отзиви, които някога съм получавала.
Да, сравнявали са ме с Tefal. Защото „мисля за всичко“.
Резултатът обаче не се постига лесно. Нужна е много работа, всеотдайност, опит, усет и мнение. Важното е да предвидиш ситуацията, преди да се е случила и да имаш готово решение за всеки казус. Търпението и спокойствието са богатство!
Когато се свържете с нас с конкретно запитване:
Ще се съобразим с Вашето желание.
Но и ще Ви кажем честно, ако локацията или залата не е подходяща за Вашето събитие.
Ще Ви попитаме за бюджета и целта.
Ще поискаме информация за последните Ви събития.Ще Ви препоръчаме локации, доставчици, изпълнители – не от списък, а от опит.
И да – когато трябва, ще поспорим с Вас. Защото опитът ни подсказва къде се крият рисковете.
Вашият Event management екип ще бъде на Ваша страна, ще Ви подкрепя, но и когато е нужно ще Ви опонира. Ще бъде до Вас по време на планирането и подготовката, а на място ще бъде 2 крачки пред Вас и евентуалните проблеми.
Как ще откриете Вашия организатор на събития - човекът, който да Ви пасне?
Успешните компании, занимаващи се с Event management, разполагат с екип от кадри, различни по своите качества, което ги прави взаимодопълващи се и едновременно с това, коренно различни.
Спрямо Вас самите, намерете най-подходящия човек – бърз и точен, креативен, опониращ, разбиращ… Винаги ще го познаете. Може би няма да е първият, с когото ще трябва да работите, но със сигурност ще се намерите.
90% от истински успешното събитие е химията / контактът между „възложителя“ и „изпълнителя“. Останалите 10% са добре подбраните доставцичи и локации. Това е основата на всяко перфектно мероприятие.
Какво исках да Ви кажа с две думи?
Като Event Manager на екип за организиране на събития, съм щастлива да имам до себе си също толкова мотивирани и отдадени на работата си хора. Такива, които горят в работата си. Ежедневно са опора на клиентите си и не приемат компромиси от тяхно и от свое име.
Event management-ът е сложен, многопластов процес, в който детайлите правят всичко. Затова професионалният екип не предлага просто организация – той предлага спокойствие, сигурност и преживяване, което надминава очакванията.
Добрият организатор се познава по пламъка в очите и страстта към работата.
След почти 14 години в тази професия, не мога да си представя друга, която да ми носи същото удовлетворение и да изисква най-доброто от мен.
А като Event Manager в Premier Tours, съм истински щастлива да работя с екип от хора, които горят в работата си, подкрепят клиентите си и не правят компромиси – нито от тяхно, нито от свое име.
Ако планирате корпоративно събитие, тиймбилдинг, конференция или специално фирмено преживяване и искате то да бъде организирано с внимание, професионализъм и отношение, нашият екип „Events“ в Premier Tours е тук, за да Ви подкрепи.
Можете да се свържете с нас чрез формата за запитване по-долу и ние с удоволствие ще обсъдим Вашите идеи, нужди и очаквания.
